Déterminez la date et informez le personnel

Déterminer la date de déménagement vous aidera à établir un calendrier adéquat. En effet, vous allez pouvoir tout planifier une fois que vous aurez une date précise. Il faudra ensuite informer vos salariés après avoir choisi la date prévue pour votre déménagement. Cela va permettre d’avancer main dans la main et réduire les risques de stress en interne. De plus, le personnel a le droit d’être au courant de votre projet de déménager. Cela peut avoir un impact sur leur motivation ainsi que leur performance au travail. Par ailleurs, vous devez designer des responsables coordinateurs qui s’occuperont de la répartition des tâches.

Impliquez votre équipe avant de faire l’inventaire

L’implication de votre équipe est très importante dans votre projet de déménagement. Vous pouvez par exemple leur offrir le meilleur accompagnement possible pour assurer la transition professionnelle. Il ne faut pas non plus prendre le choix de prestataires à la légère. Il est même conseillé de les choisir 3 mois avant le jour J. Vous pouvez envoyer des demandes de devis auprès de nombreux prestataires. Cela vous offrira un large choix sur celui que vous devez engager. Le prestataire peut vous aider à faire l’inventaire des meubles et des machines de l’entreprise. Cela est aussi valable pour les équipements informatiques. En outre, vous devez faire le nécessaire pour assurer le triage et l’archivage ainsi que la sauvegarde de vos dossiers professionnels.

Commencez à faire les cartons jusqu’au grand jour

Chaque membre de l’équipe doit commencer à faire les cartons quelques mois avant le grand départ. Un système d’étiquetage peut être mis en place pour faciliter les choses. Notez que le prestataire que vous engagerez vous fournira tout ce dont vous aurez besoin pour la mise en cartons. Il faut aussi faire rapidement le transfert des contrats dès que vous obtiendrez une nouvelle adresse. Vos collaborateurs extérieurs et vos clients doivent être informés de votre changement d’adresse. Vous n’aurez aucun souci à vous faire le grand J si vous avez bien préparé votre projet. Il suffit de nommer une personne pour suivre le bon déroulement du déménagement.

Les caractéristiques d’un bureau fermé

Comme son nom l’indique, le bureau fermé est un lieu de travail cloisonné, séparé des autres espaces. Il peut être aménagé de différentes manières selon l’isolation recherchée. Ainsi, vous pouvez avoir un espace totalement insonorisé et clos vous apportant confidentialité et tranquillité.

Vous pouvez aussi opter pour un bureau disposant d’une cloison vitrée. Cela afin d’en garantir l’isolation phonique sans pour autant vous isoler visuellement des autres espaces. Si vous ne souhaitez isoler que certains espaces, optez pour un bureau semi-ouvert ayant des cloisons partielles.

Vous pouvez trouver des bureaux fermés au sein d’un immeuble géré par un prestataire spécialisé dans la location de bureaux, dans un espace de coworking et même dans les bureaux opérés. Il est aussi possible de trouver des entreprises qui sous-louent leurs bureaux fermés dans le cadre du corpworking. C’est un concept combinant les termes corporate et coworking. Il suppose la mise en place d’un espace de travail partagé. Et cela au sein d’une même entreprise.

Les avantages des bureaux fermés

Bureau fermé : pour avoir plus d’intimité, de confidentialité et de concentration

Les bureaux fermés vous permettent de profiter d’une certaine intimité. C’est d’ailleurs le premier avantage évident de ce type d’espace. En tant qu’entreprise, il est normal d’avoir des discussions privées que vous ne souhaitez pas partager avec tout le monde. Ainsi, vous pouvez garder vos conversations et appels téléphoniques privés. C’est aussi une manière de rester concentré sur ce que vous faites et de ne pas être distrait par les bruits ou autres conversations dans le bureau.

Bureau personnalisable

Les bureaux fermés ont également l’avantage d’être adaptables. Ce qui signifie que vous pouvez l’aménager selon vos besoins. Vous pouvez notamment changer l’éclairage et la disposition de l’espace ou contrôler la température selon vos besoins. Tout cela afin de rendre le lieu de travail beaucoup plus confortable.

Bureau calme

Puisqu’il ne s’ouvre pas à tout le monde, il vous offre du calme. Chose rare que vous ne trouvez pas, en principe, dans un bureau ouvert. De quoi vous permettre de travailler dans le silence et d’être plus productif.

Comment choisir un bureau fermé ?

Pour choisir le bureau fermé idéal pour votre entreprise, vous devez d’abord tenir compte de vos besoins. Pour quelles raisons avez-vous besoin d’un bureau fermé ? Est-ce pour avoir de la tranquillité afin d’arriver à mieux vous concentrer sur votre travail ? Ou parce que vous recevez assez souvent vos clients/partenaires et ne souhaitez pas être dérangé ?

Ensuite, vous devez tenir compte de l’espace dont vous disposez. De cela vont dépendre les dimensions de votre bureau. Rappelez-vous, optez pour le bon type de bureau est essentiel pour votre bien-être et votre productivité. Il en est de même pour vos employés. Ainsi, si après analyse, cette forme de bureau ne vous convient pas, voyez si les bureaux opérés, le coworking, etc. pourraient mieux vous convenir.

Sensibilisez vos employés

Un email infecté par un virus, un usb contaminé par un malware, etc. peuvent fragiliser la sécurité du système informatique de l’entreprise. Pour limiter les risques, sensibilisez vos employés sur la sécurité informatique. Mettez à leur disposition un document rappelant les bonnes pratiques à adopter pour éviter les risques de sécurité. Il peut notamment inclure la méthode pour choisir un mot de passe, les sites dangereux à éviter, etc.

Utilisez des mots de passe complexes

Sensibilisez vos employés sur l’importance des mots de passe. Incitez-les à utiliser différents mots de passe pour leurs comptes professionnels et personnels. Pour ne pas faciliter la tâche des cybercriminels, chaque mot de passe doit être complexe. L’usage d’un générateur de mot de passe se présente dans ce cas comme la meilleure des solutions. Enfin, privilégiez les méthodes d’authentification à plusieurs facteurs.

Mettez à jour vos logiciels

Parce que les cybercriminalités ne manquent pas d’imagination et d’idées pour trouver des failles dans les logiciels, les éditeurs ne cessent d’améliorer et d’optimiser leurs logiciels pour résister à différentes attaques malveillantes. Aussi, pour assurer la sécurité de vos données d’entreprise, n’oubliez jamais de mettre à jour vos logiciels, surtout les logiciels antivirus, antispam, etc.

Mettez en place d’un plan d’intervention en cas d’incidents

Chaque entreprise doit mettre en place des règles de sécurité informatique pour limiter les incidents. En cas de violation de sécurité, il doit y avoir un plan à suivre pour limiter les dommages. Ce plan de réponses doit être élaboré par le responsable de votre système informatique ou par une entreprise de sécurité informatique avec laquelle vous collaborez.

Limitez les droits d’accès

Pour protéger au mieux vos données sensibles, pensez à limiter les droits d’accès aux données de l’entreprise. Ceci s’accompagne d’un contrôle d’accès et d’un mot de passe distinct pour chaque employé. Attention, l’entreprise doit faire une revue régulière des droits d’accès des employés. En effet, une promotion, une démission, etc. peuvent impliquer un ajustement du niveau d’accès d’un employé. Oui, les droits d’accès sont fonction des missions et du poste de chaque employé.

Collaborez avec une entreprise de sécurité informatique

Que votre entreprise soit petite, moyenne ou d’envergure nationale, voire internationale, vous avez besoin d’un expert en sécurité informatique pour évaluer votre infrastructure. Ce professionnel externe peut simuler des attaques pour détecter les vulnérabilités et les faiblesses de votre SI. Il vous proposera ensuite des mesures de sécurité que vous devriez adopter et un plan de réponses aux incidents à votre équipe d’informaticiens. Si vous avez les moyens, vous pouvez collaborer avec lui sur le long terme pour assurer la SI de votre entreprise. L’avantage est qu’il intervient rapidement en cas d’incidents. Il s’assure aussi de renforcer la sécurité après chaque incident détecté.

L’externalisation des archives d’une entreprise

Il est judicieux de confier ses archives physiques ou numériques à un prestataire externe spécialisé dans l’archivage. Ce spécialiste peut, par exemple, s’occuper de la conservation relevés bancaires. Cette externalisation des archives entraîne une réduction des coûts internes. Par-dessus tout, cette solution garantit un stockage impeccable (dans les règles de l’art), sécurisé, et une recherche/restitution rapide des documents par leurs propriétaires. Choisissez un archiveur certifié ISO 9001. Cette norme atteste :
• De sa maîtrise des processus,
• Du respect de la confidentialité pour renforcer la protection des informations sensibles
• De la sécurité des données pour les protéger contre les consultations non autorisées et les risques de vol ou de perte
• De la mise en œuvre d’une politique d’amélioration continue du système de management de la qualité. L’objectif est l’amélioration constante de la gestion de vos archives.

Les prestataires possèdent généralement des services de numérisation et d’indexation automatique. Leur objectif est de rendre les documents accessibles en ligne. Dans le même temps, ils mettent en place des systèmes de consultation rapide et efficace des documents.

Le classement, l’archivage et la protection des informations d’une entreprise

Mettez en place un système de classement compréhensible et logique, avec une nomenclature pertinente. Privilégiez un archivage chronologique et thématique, avec un étiquetage précis des dossiers. Veillez à la qualité des conditions de stockage : locaux sains, température et hygrométrie contrôlées. Cette exigence justifie en partie le recours à l’externalisation d’archives. Dématérialisez un maximum de documents quand c’est possible (gain de place, facilité d’accès).

Pensez à restreindre les accès aux informations sensibles (données clients, contrats, informations financières, etc.). Mettez en place une procédure d’habilitations et d’autorisation à accéder aux archives. Créez des mots de passe et mettez en œuvre des systèmes de chiffrement des données. Formez le personnel à la gestion et aux manipulations de ces archives ainsi qu’au respect du secret professionnel. Enfin, rédigez une charte de confidentialité que vous ferez signer par les employés.

Vous devez créer un plan de classement et un manuel de procédures. En clair, d’une part, formalisez dans un plan de classement les règles pour nommer, classer et archiver les blocs d’informations. D’autre part, mettez en place des procédures pour gérer les différentes étapes qui forment le cycle de vie des documents (création, stockage, consultation, destruction). Enfin, faites régulièrement des opérations de tri /nettoyage des archives, dans le respect des durées légales de conservation.

La problématique de la conservation

Les techniques de conservation des informations sont différentes selon que l’on manipule des informations numériques ou des informations sur support papier (ou physique). Dans le premier cas, utilisez des techniques de chiffrement pour protéger les informations qui ne doivent pas être divulguées au public. Effectuer des sauvegardes régulières et les stocker sur des supports distincts (disques durs externes, cloud sécurisé). Dans le premier cas, investissez dans des armoires verrouillées et l’aménagement de salles d’archives sécurisées : contrôlez la température et le taux d’humidité de ces endroits. Limiter l’accès aux zones de stockage à des personnes qui ont reçu une autorisation de la direction.

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Bien organiser les différentes séquences du processus

En structurant les étapes du déroulement de l’embauche de la meilleure manière possible, vous obtiendrez toujours le candidat idéal. Considérez donc les moments clés et adaptez-les à votre contexte, en fonction de la façon dont votre entreprise est organisée.

Cependant, un processus de recrutement efficace requiert des connaissances et des compétences que vous devriez déjà posséder. Pour simplifier et réduire le temps et les coûts, vous pouvez profiter de l’aide experte des agences de placement et engager du personnel temporaire.
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Solliciter l’avis d’une agence de recrutement

En plus de réduire les coûts de la démarche de recrutement, vous disposez de beaucoup de temps pour évaluer les candidats et seulement ensuite décider de les garder dans l’entreprise. En outre, avec le soutien d’un professionnel expérimenté, vous pouvez trouver le demandeur de travail parfait. De cette façon, vous embauchez des employés compétents aux conditions économiques optimales du marché et vous êtes sûr de faire le choix idéal.

Un bon organisme de recrutement intervient en tant que courtier dans le domaine des ressources humaines, afin de vous accompagner dans le processus de sélection de l’effectif à prendre à son service. Contactez-les, sans obligation, et découvrez comment leurs conseils personnalisés et sans engagement peuvent vous aider à repérer les meilleurs candidats et à limiter les coûts de main-d’œuvre.
Pour dénicher le cabinet idéal, il est important d’auditionner différentes agences, de tenir compte de leur expertise et de leurs antécédents. Un bon recruteur écoutera certainement les impératifs de son client et trouvera quelqu’un qui lui convienne. Cependant, soyez clair sur ce que vous recherchez sur un postulant pour faciliter son travail.

Aménagez vos bureaux pour la santé de vos employés

Pour que vos collaborateurs restent en bonne santé, le confort au bureau est essentiel. Des études ont montré qu’un cadre de travail oppressant contribue à la dépression de nombreux collaborateurs. Pour éviter cela aux vôtres, repensez vos espaces. S’épanouir dans son environnement professionnel est aujourd’hui ce vers quoi tendent les entreprises. Si pour y parvenir, vous devez envisager certains aménagements dans vos bureaux, consentez-y. Si leur confort est optimisé, cela les encouragera et va booster leurs performances. Réfléchissez à comment ré-organiser les meubles, où les placer judicieusement, lesquels remplacer par de plus confortables. Donnez à chacun une lampe de bureau plus performante, peut-être un repose-pieds pour avoir les genoux pliés sans avoir mal.

Un mobilier bien pensé pour le bien-être de vos collaborateurs

Faites en sorte que vos collaborateurs s’assoient dans une bonne position. Choisissez des meubles ergonomiques permettant une bonne posture. Notez que travailler sur un ordinateur sera plus confortable si les coudes sont positionnés à 90°. Le bien-être sera au rendez-vous avec un écran à 40 cm des yeux et le clavier à 10 cm du bureau. Un mobilier ergonomique améliorera le confort parce qu’il peut être redressé. Du coup, chacun peut régler le sien à sa convenance. Avec un tel mobilier, plus personne ne va tendre le dos ni se courber pour être à la hauteur de son bureau. Alors, proposez à chacun ces fauteuils de bureau à Lyon. Optez pour des tables qui peuvent être élevées si certains préfèrent travailler en position debout. Bref, tenez compte des caractères physiques de chaque collaborateur pour meubler les bureaux. Enfin, pensez également à une salle de repos pour tous.

Qualités essentielles

En réalité, des organisations, des fonctions et des gestionnaires différents réclament des qualités différentes. La définition d’un bon employé dans une entreprise ne sera pas forcément la même chez une autre. Mais il existe tout de même des qualités essentielles peu importe le contexte et qui font d’un salarié un bon employé. La première qualité importante est le sens de la responsabilité. Montrez-vous sérieux dans vos tâches et menez à bien vos missions. Autre qualité qui compte, c’est l’aptitude à bien communiquer, donc, capable d’écouter les autres et d’exposer, défendre vos idées. Vous devez aussi savoir utiliser les ressources à votre disposition pour accomplir votre travail de la meilleure manière possible.

Développer des qualités utiles

Pour être un bon employé, il est indispensable d’être ouvert aux idées des autres, être prêt à apprendre des expériences d’autrui. L’une des qualités primordiales aussi pour tout employé qui tient à son boulot, c’est une bonne motivation. Si vous êtes bien motivé aujourd’hui, c’est parfait mais faites en sorte d’entretenir cette motivation jour après jour, semaine après semaine, mois après mois, année après année. C’est peut-être le salaire, peut-être le statut, peut-être les défis, quelle qu’elle soit, maintenez votre motivation. Surtout, apprenez à vous connaître, soyez conscient de vos points forts comme de vos points faibles et de vos limites, ainsi, vous saurez ce que vous êtes capable de faire.

Choisir une SARL : les raisons et les conditions de création

Une SARL ou société à responsabilité limitée est avantageuse sous de nombreux rapports. Pour en savoir davantage, vous pouvez voir ce guide. D’abord, le patrimoine personnel de chaque associé est protégé, puis les associés sont libres de fixer le montant du capital social. A propos du capital social, pour que d’autres associés ne puissent s’y ingérer, la loi stipule le respect d’une procédure d’agrément. Par ailleurs, il est possible de désigner un gérant ou si vous le souhaitez, deux voire davantage. Ce qui amène à une autre raison de choisir une SARL, c’est le fait que les gérants bénéficient de charges sociales faibles. Notez que si vous en êtes le gérant majoritaire, vos cotisations sociales seront inférieures à celles du Régime général de la sécurité sociale. A présent, quelles sont les conditions pour créer une SARL ? Vous devez disposer d’un capital social de départ qui est de 1 euro minimum. Ce capital peut être composé d’apports en nature ou en numéraire. Les associés peuvent être au nombre de 2 au minimum et de 100 au maximum et chacun doit être majeur ou mineur émancipé. Aucun ne doit être associé par contrainte, la participation de chacun doit être volontaire. Ensuite, vous devez décider d’un siège social qui sera le lieu d’exercice de la direction de votre société. Vous pouvez faire appel à un commissaire aux apports ou vous en dispenser.

Les démarches pour créer une SARL

Pour créer une SARL, vous devez suivre certaines démarches dont la première est la rédaction des statuts. Ceux-ci encadrent les relations entre les différents associés ainsi que les règles de fonctionnement de votre SARL. Aucune erreur n’est admise dans ces statuts et voici les mentions obligatoires. La dénomination sociale de la SARL, son adresse, son objet social, sa durée et le montant du capital social. Vous devez aussi y spécifier l’identité des associés, les apports en nature et la répartition des parts sociales. Enfin, les statuts doivent mentionner les modalités de souscription de ces parts et le dépôt des fonds. La seconde étape, c’est la constitution du capital social et dès que les apports sont prêts, vous devez les déposer à la banque. Celle-ci fournira à chaque associé une attestation de dépôt des fonds. La démarche suivante, c’est la désignation du ou des gérants qui doit être une personne physique. Sachez qu’elles peuvent ne pas être associées de la SARL. Ensuite, vous devez publier un avis de constitution dans un journal d’annonces légales. Ceci est important pour informer le public de la création de votre SARL. Une annonce légale doit mentionner la forme juridique de la société, son adresse et sa date de création. Vous devez aussi préciser l’objet social de la SARL, le montant du capital social et les informations sur les gérants. Dernière démarche, c’est la constitution et le dépôt de votre dossier d’immatriculation auprès du CFE compétent.

Quel est l’objectif du team building ?

Le team building vise à créer une cohésion entre les salariés d’une entreprise. Cela est dans le but de renforcer les liens et l’esprit d’équipe au sein des agents. Il est aussi pratiqué pour améliorer la productivité dans l’entreprise. Cela présente plusieurs avantages pour les dirigeants. En fait, les entreprises pratiquant le team building ont plus de complicité. Cela est également le cas avec les autres agents. La complicité régnera alors entre le patron et les employés. Il sera ainsi facile de gérer la situation en cas de conflits entre les agents. En outre, la technique du team building est très efficace au sein d’une entreprise. Cela s’avère plus utile pour son bon fonctionnement. L’entreprise aura une atmosphère agréable à vivre pour les travailleurs, et les ouvriers seront plus motivés que jamais à travailler. De plus, cela incitera les collaborateurs à investir. Le team building donne donc une image idéale pour l’entreprise.

L’aide des experts en team building

Il y a des experts dans le domaine de l’organisation de team building. Des conseils de leur part seront alors très utiles pour l’organisation du team building. Les professionnels seront en effet d’une grande aide. Ils vous pousseront à atteindre l’objectif, établi par l’entreprise, de viser toujours plus haut. Le but est d’avoir la meilleure des performances. L’entreprise cible la réussite afin d’avoir des notes positives. La société aura une bonne image face à la concurrence. Les salariés auront aussi plus d’expérience en team building en observant les experts. Les professionnels en team building seront donc des sources de motivation. Ainsi, l’entreprise atteindra son but, de rechercher un moyen d’avoir la fluidité dans les projets, puisque les experts guideront les agents vers les meilleurs chemins.

D’excellentes raisons de s’associer

C’est indéniable, s’associer avec une ou plusieurs personnes pour la création de votre entreprise présente un certain nombre d’avantages. Premièrement, vous allez pouvoir vous partager les frais, ce qui est un avantage énorme, sachant que les dépenses peuvent être importantes. En effet, lancer un business nécessite bien souvent des capitaux considérables, donc, en vous associant, vous mobilisez plus de ressources. Deuxièmement, le fait de s’associer peut être un soutien psychologique de taille. Se savoir entouré et accompagné rassure toujours, vous profitez du savoir-faire des uns et des autres, demandez conseils et aide. Évidemment, en vous associant, vous devez aussi être prêt à faire des concessions dans l’intérêt de tous, surtout de l’entreprise.

Allez-vous vous associer pour votre entreprise ?

S’associer, c’est aussi bénéficier de l’expertise des autres, peut-être que l’un est informaticien et l’autre gestionnaire. Vous avez besoin de différentes compétences pour démarrer et développer votre entreprise. Maintenant que vous êtes convaincu de la pertinence de vous associer, réfléchissez à la forme d’association à adopter. Si vous optez pour l’association de fait, vous allez partager avec une ou plusieurs personnes les bénéfices et les pertes de votre boîte. Vous êtes tous responsables et en cas de difficultés, tous les associés doivent engager leur patrimoine propre. Mais vous êtes aussi libre de créer une société. Ce qui est bien avec une société, c’est que son existence ne dépend pas de celle des associés.