La gestion des informations en entreprise : cas des archives

Une gestion rigoureuse, sécurisée et bien encadrée des archives d’une entreprise, est essentielle. L’externalisation auprès d’un prestataire de confiance, idéalement certifié ISO 9001, est une solution envisageable à juste titre pour garantir l’excellente conservation des documents et la confidentialité des informations. Ces prestataires facilitent l’accès aux archives en cas de besoin par l’entreprise.

L’externalisation des archives d’une entreprise

Il est judicieux de confier ses archives physiques ou numériques à un prestataire externe spécialisé dans l’archivage. Ce spécialiste peut, par exemple, s’occuper de la conservation relevés bancaires. Cette externalisation des archives entraîne une réduction des coûts internes. Par-dessus tout, cette solution garantit un stockage impeccable (dans les règles de l’art), sécurisé, et une recherche/restitution rapide des documents par leurs propriétaires. Choisissez un archiveur certifié ISO 9001. Cette norme atteste :
• De sa maîtrise des processus,
• Du respect de la confidentialité pour renforcer la protection des informations sensibles
• De la sécurité des données pour les protéger contre les consultations non autorisées et les risques de vol ou de perte
• De la mise en œuvre d’une politique d’amélioration continue du système de management de la qualité. L’objectif est l’amélioration constante de la gestion de vos archives.

Les prestataires possèdent généralement des services de numérisation et d’indexation automatique. Leur objectif est de rendre les documents accessibles en ligne. Dans le même temps, ils mettent en place des systèmes de consultation rapide et efficace des documents.

Le classement, l’archivage et la protection des informations d’une entreprise

Mettez en place un système de classement compréhensible et logique, avec une nomenclature pertinente. Privilégiez un archivage chronologique et thématique, avec un étiquetage précis des dossiers. Veillez à la qualité des conditions de stockage : locaux sains, température et hygrométrie contrôlées. Cette exigence justifie en partie le recours à l’externalisation d’archives. Dématérialisez un maximum de documents quand c’est possible (gain de place, facilité d’accès).

Pensez à restreindre les accès aux informations sensibles (données clients, contrats, informations financières, etc.). Mettez en place une procédure d’habilitations et d’autorisation à accéder aux archives. Créez des mots de passe et mettez en œuvre des systèmes de chiffrement des données. Formez le personnel à la gestion et aux manipulations de ces archives ainsi qu’au respect du secret professionnel. Enfin, rédigez une charte de confidentialité que vous ferez signer par les employés.

Vous devez créer un plan de classement et un manuel de procédures. En clair, d’une part, formalisez dans un plan de classement les règles pour nommer, classer et archiver les blocs d’informations. D’autre part, mettez en place des procédures pour gérer les différentes étapes qui forment le cycle de vie des documents (création, stockage, consultation, destruction). Enfin, faites régulièrement des opérations de tri /nettoyage des archives, dans le respect des durées légales de conservation.

La problématique de la conservation

Les techniques de conservation des informations sont différentes selon que l’on manipule des informations numériques ou des informations sur support papier (ou physique). Dans le premier cas, utilisez des techniques de chiffrement pour protéger les informations qui ne doivent pas être divulguées au public. Effectuer des sauvegardes régulières et les stocker sur des supports distincts (disques durs externes, cloud sécurisé). Dans le premier cas, investissez dans des armoires verrouillées et l’aménagement de salles d’archives sécurisées : contrôlez la température et le taux d’humidité de ces endroits. Limiter l’accès aux zones de stockage à des personnes qui ont reçu une autorisation de la direction.