conservation relev\u00e9s bancaires<\/a>. Cette externalisation des archives entra\u00eene une r\u00e9duction des co\u00fbts internes. Par-dessus tout, cette solution garantit un stockage impeccable (dans les r\u00e8gles de l’art), s\u00e9curis\u00e9, et une recherche\/restitution rapide des documents par leurs propri\u00e9taires. Choisissez un archiveur certifi\u00e9 ISO 9001. Cette norme atteste :
\n\u2022 De sa ma\u00eetrise des processus,
\n\u2022 Du respect de la confidentialit\u00e9 pour renforcer la protection des informations sensibles
\n\u2022 De la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es pour les prot\u00e9ger contre les consultations non autoris\u00e9es et les risques de vol ou de perte
\n\u2022 De la mise en \u0153uvre d’une politique d’am\u00e9lioration continue du syst\u00e8me de management de la qualit\u00e9. L’objectif est l’am\u00e9lioration constante de la gestion de vos archives.<\/p>\nLes prestataires poss\u00e8dent g\u00e9n\u00e9ralement des services de num\u00e9risation et d’indexation automatique. Leur objectif est de rendre les documents accessibles en ligne. Dans le m\u00eame temps, ils mettent en place des syst\u00e8mes de consultation rapide et efficace des documents.<\/p>\n
Le classement, l’archivage et la protection des informations d’une entreprise<\/h2>\n
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Mettez en place un syst\u00e8me de classement compr\u00e9hensible et logique, avec une nomenclature pertinente. Privil\u00e9giez un archivage chronologique et th\u00e9matique, avec un \u00e9tiquetage pr\u00e9cis des dossiers. Veillez \u00e0 la qualit\u00e9 des conditions de stockage : locaux sains, temp\u00e9rature et hygrom\u00e9trie contr\u00f4l\u00e9es. Cette exigence justifie en partie le recours \u00e0 l’externalisation d’archives. D\u00e9mat\u00e9rialisez un maximum de documents quand c’est possible (gain de place, facilit\u00e9 d’acc\u00e8s).<\/p>\n
Pensez \u00e0 restreindre les acc\u00e8s aux informations sensibles (donn\u00e9es clients, contrats, informations financi\u00e8res, etc.). Mettez en place une proc\u00e9dure d’habilitations et d’autorisation \u00e0 acc\u00e9der aux archives. Cr\u00e9ez des mots de passe et mettez en \u0153uvre des syst\u00e8mes de chiffrement des donn\u00e9es. Formez le personnel \u00e0 la gestion et aux manipulations de ces archives ainsi qu’au respect du secret professionnel. Enfin, r\u00e9digez une charte de confidentialit\u00e9 que vous ferez signer par les employ\u00e9s.<\/p>\n
Vous devez cr\u00e9er un plan de classement et un manuel de proc\u00e9dures. En clair, d’une part, formalisez dans un plan de classement les r\u00e8gles pour nommer, classer et archiver les blocs d’informations. D’autre part, mettez en place des proc\u00e9dures pour g\u00e9rer les diff\u00e9rentes \u00e9tapes qui forment le cycle de vie des documents (cr\u00e9ation, stockage, consultation, destruction). Enfin, faites r\u00e9guli\u00e8rement des op\u00e9rations de tri \/nettoyage des archives, dans le respect des dur\u00e9es l\u00e9gales de conservation.<\/p>\n
La probl\u00e9matique de la conservation<\/h2>\n
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<\/p>\n
Les techniques de conservation des informations sont diff\u00e9rentes selon que l’on manipule des informations num\u00e9riques ou des informations sur support papier (ou physique). Dans le premier cas, utilisez des techniques de chiffrement pour prot\u00e9ger les informations qui ne doivent pas \u00eatre divulgu\u00e9es au public. Effectuer des sauvegardes r\u00e9guli\u00e8res et les stocker sur des supports distincts (disques durs externes, cloud s\u00e9curis\u00e9). Dans le premier cas, investissez dans des armoires verrouill\u00e9es et l’am\u00e9nagement de salles d’archives s\u00e9curis\u00e9es : contr\u00f4lez la temp\u00e9rature et le taux d’humidit\u00e9 de ces endroits. Limiter l’acc\u00e8s aux zones de stockage \u00e0 des personnes qui ont re\u00e7u une autorisation de la direction.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Une gestion rigoureuse, s\u00e9curis\u00e9e et bien encadr\u00e9e des archives d’une entreprise, est essentielle. L’externalisation aupr\u00e8s d’un prestataire de confiance, id\u00e9alement certifi\u00e9 ISO 9001, est une solution envisageable \u00e0 juste titre pour garantir l’excellente conservation des documents et la confidentialit\u00e9 des informations. Ces prestataires facilitent l’acc\u00e8s aux archives en cas de besoin par l’entreprise.<\/p>\n
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